Osobní údaje v Ulitě
Osobní údaje v Ulitě
Ulita je školské zařízení a má tedy různé zákonné povinnosti ve vztahu k evidenci údajů o účastnících. Zde najdete popis našeho přístupu ke zpracování údajů i související informace.
Rozsah osobních údajů, které potřebujeme
Údaje pro přihlášení na kroužek nebo tábor (pobytovou akci, příměstský tábor) potřebujeme pro splnění zákonné povinnosti vést tzv. školní matriku. Tuto povinnost nám ukládá §28 školského zákona (561/2004), kde je i přesně definovaný rozsah údajů, které školní matrika vyžaduje. To platí pro děti, žáky škol (do ukončení střední školy), popřípadě studující VOŠ.
Pro ostatní účastníky (dospělé nestudující, popř. studenty VŠ) školní matriku vést nemusíme. Přesto však některé údaje nutně potřebujeme k tomu, abychom vám mohli zajistit odpovídající službu a také pro organizační zabezpečení programů.
Pro přihlášení na jednorázové akce (výtvarné dílny apod.) potřebujeme naprosté minimum údajů (zpravidla pouze jméno a telefon, abychom vás mohli kontaktovat v případě organizačních změn. Náš přihlašovací systém sám rozpozná, jaké údaje potřebujeme podle toho kdo a na jakou činnost se přihlašuje.
K jakým údajům Ulita potřebuje váš souhlas
Osobní údaje potřebné pro vedení školní matriky nám poskytujete ke splnění zákonné povinnosti. Stejně tak nutné údaje pro zajištění programu, na který se hlásíte, nezbytně potřebujeme (splnění smlouvy). Pro tento typ údajů není nutné získávat souhlas, protože k jejich získávání existuje pevně daný důvod.
Rádi bychom při naší práci a její propagaci využívali fotografie či videonahrávky z jednotlivých programů Ulity. Při tom se obtížně vyhneme zobrazování jednotlivých účastníků. K tomu potřebujeme váš souhlas. Je vaše svobodná vůle se rozhodnout, zda nám ho poskytnete. Respektujeme samozřejmě vaše právo nám souhlas neudělit a rozumíme důvodům, které vás k tomu mohou vést.
Rovněž bychom vám rádi občas poslali mailem informace o dalších programech Ulity, které by pro vás mohly být zajímavé. I k tomu potřebujeme váš souhlas. Je vaším právem nám souhlas neudělit a my to budeme respektovat. Zaručujeme vám, že vaše údaje pro tyto účely nesdílíme s nikým jiným.
Kde najdete informaci o rozsahu údajů, které evidujeme
U každé přihlášky je druhá strana, která obsahuje souhrnnou informaci o všech důvodech zpracování údajů, které mají vztah k této přihlášce. Tam naleznete přesný výčet údajů, které potřebujeme a také důvody jejich zpracování. Existují-li k této přihlášce důvody k získání vašeho souhlasu, jsou souhlasy zahrnuty v této části přihlášky a prosíme vás o její podpis. Nastavení vašeho stanoviska k udělení či neudělení souhlasu probíhá při procesu přihlašování buď přímo vaší volbou (online přihlášky) anebo na základě naší otázky (přihlašování osobně v Ulitě). Proto datum poskytnutí souhlasu je totožné s datem přihlášení.
Jak Ulita s osobními údaji nakládá
Papírové přihlášky ke kroužkům a táborům jsme povinni archivovat ke splnění zákonných požadavků na vedení školní matriky a kontrolu (archivační lhůta pro školní matriku je 10 let). V omezené míře jsou osobní údaje evidovány také v tzv. denících kroužků (něco jako třídní kniha ve škole). Všechny tyto dokumenty ukládáme v zabezpečeném prostoru Ulity a mají k nim přístup pouze oprávnění pracovníci Ulity na základě našich interních pravidel. Na základě zákonných povinností můžeme údaje z těchto dokumentů poskytnout případným kontrolám (Česká školní inspekce, magistrát hl.m. Prahy, hygienická stanice apod.). Nikomu jinému je nepředáme.
Všechna data o přihláškách, platbách i kontaktech Ulita eviduje elektronicky v informačním systému Domeček. To je nástroj, který nám umožňuje efektivní a pružnou práci s veškerými údaji. Používáme ho už přes deset let (Ulita stála u zrodu tohoto informačního systému, který dnes využívá asi 230 organizací v celé ČR). Provozovatel Domečku je pro nás zpracovatelem dat a vykonává tuto činnost na základě uzavřené smlouvy. Ta nám zaručuje splnění zákonných povinností ke zpracování osobních údajů. Všechna data v tomto informačním systému jsou uložena na serverech v zabezpečeném datacentru v Praze. Veškerá komunikace v rámci našeho systému probíhá šifrovaně a práce s ním je zabezpečena nástroji uživatelských oprávnění, které umožňují pracovat s daty pouze oprávněným zaměstnancům Ulity. Zaručujeme vám, že žádná data o vás z našeho informačního systému zásadně nikdy neposkytujeme nikomu dalšímu.
Jaká práva máte v souvislosti se zpracováním údajů v Ulitě
Kdokoli má právo požádat o výmaz osobních údajů, které o něm evidujeme. Vezměte v úvahu, že tento výmaz bude ve většině případů pouze částečný, protože některá data jsme povinni archivovat pro splnění našich zákonných povinností.
Pokud evidujeme nějaký poskytnutý souhlas ke zpracování vašich údajů, máte právo ho kdykoli odvolat. Rádi vám vyhovíme. V tom případě kontaktujte recepci Ulity.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů:
JUDr. Petr Pavlík, advokát
Křižíkova 159/56
186 00 Praha 8 – Karlín
kontaktní e-mail : poverenec@akpavlik.cz